De flexbranche digitaliseert in rap tempo met vier kernsystemen: een backofficepakket voor verloning, urenregistratie en facturatie, een financieel boekhoudsysteem, een Applicant Tracking System (ATS) voor recruitment en een planningspakket. Daarmee is de digitale puzzel nog niet gelegd. “Veel flexondernemers hebben vier cruciale systemen draaien, maar de data daaruit worden niet bij elkaar gebracht. Daardoor haal je er ook geen strategische stuurinformatie uit.”
“Best of breed is vaak het motto”, zegt Gerard Adriaanse van i2o Business Consultancy & Business Intelligence. “Oftewel: voor elk onderdeel kies je de beste tool. Maar als de data uit die verschillende systemen niet goed gekoppeld zijn, blijft het bij losse eilandjes.”
Dat gebrek aan integratie leidt tot een fundamenteel probleem: het ontbreken van cruciaal inzicht. “Je weet waarschijnlijk wat je factureert en wat je loonkosten zijn per klant en per uitzendkracht. Maar kosten voor bijvoorbeeld huisvesting, vervoer of werving, die vaak een groot deel van de marge uitmaken, worden vaak niet toegerekend aan specifieke klanten. Dat komt omdat de data die daarvoor nodig zijn in verschillende applicaties worden geregistreerd. Daardoor weet je niet waar je verdient en waar je verliest.”
Onderbuikgevoel
Een klant van i2o had jarenlang een onderbuikgevoel over verlieslatende klanten, maar kon het niet hard maken. “Toen we de data uit de verschillende systemen combineerden, kreeg hij eindelijk zicht op zijn marges. Binnen een halve maand had hij zo de investering terugverdiend.” Het combineren van data uit verschillende systemen is geen sinecure. “Je moet bijvoorbeeld weten van je uitgezonden personeel wie wanneer waar woont, welk voertuig wordt ingezet, wat de tarieven zijn en welke kosten daaraan hangen. Pas dan kun je deze toerekenen aan je klanten en een integrale marge berekenen.”
Gesprek met de klant
Dat inzicht is niet alleen waardevol voor de ondernemer zelf, maar ook voor het gesprek met de klant. “Als je kunt aantonen dat een klant jouw planning verstoort, dat onboarding bij de klant te lang duurt of dat je mensen bij een klant niet blij zijn met de arbeidsomstandigheden, kun je daarover in gesprek. Het maakt je als flexbedrijf professioneler en strategischer.” Soms leidt dat zelfs tot afscheid van klanten omdat daar de marge geweld aan wordt gedaan. “Dat is gezond”, zegt Adriaanse. “Ondernemers vinden dat vaak moeilijk, maar het hoort erbij.”
TWEE KEER PER WEEK
Flexmarkt Nieuwsbrief
Het laatste nieuws over de flexbranche en de best gelezen artikelen.
Recruitment: veel potentie
Hans Scheers van Experts in Flex ziet vooral aan de recruitmentkant nog veel te winnen. “Veel bureaus doen recruitment nog in een spreadsheet of op gevoel,” zegt hij. “Dat is zonde, want juist daar kun je met digitalisering en AI enorme stappen zetten.” AI speelt inmiddels al een grote rol in het recruitmentproces. “Van het schrijven van vacatureteksten tot het matchen van profielen en het automatisch benaderen van kandidaten via WhatsApp”, somt Scheers op. “Maar het moet wel goed worden ingericht. AI geeft altijd een antwoord. Maar dat wil niet zeggen dat het ook altijd het juiste antwoord is. Het kan je reinste onzin zijn. Daar moet je voor oppassen en scherp op zijn. Kennis van je eigen proces wordt nog belangrijker om de fouten in AI-uitkomsten te kunnen zien.”
Vooraf instructies meegeven
Scheers pleit voor gespecialiseerde AI-oplossingen die in het recruitmentproces zijn geïntegreerd. “Dan kun je vooraf instructies meegeven: neem de transcriptie van een gesprek mee om een profiel te schrijven, discrimineer niet, neem deze informatie mee, let op deze criteria. Dat is veel veiliger én veel vollediger dan zomaar ChatGPT gebruiken.
Hoewel AI veel kan, blijft de menselijke factor onmisbaar. AI kan een eerste selectie maken, maar de uiteindelijke beslissing moet door mensen worden genomen. Zeker als het, zoals bij flexbedrijven, gaat om beslissingen over personen. Dat is niet alleen ethisch, maar ook wettelijk verplicht.” Ook Adriaanse benadrukt het belang van menselijke controle. “AI is commercieel opgezet. Het zegt nooit ‘ik weet het niet’. Daarom moet je altijd zelf de bronnen toewijzen of checken en zelf definiëren wat je bedoelt met bijvoorbeeld een term als ‘marge’. Anders krijg je wel een inzicht, maar is dat inzicht eigenlijk gebaseerd op drijfzand.”
BI helpt om silo’s te doorbreken
Om silo’s te doorbreken, is een BI-tool onmisbaar. “Power BI is een bekende, maar er zijn er meer”, zegt Adriaanse. “Het gaat erom dat je data uit verschillende bronnen bij elkaar brengt en er vervolgens gecombineerde inzichten uit haalt.” Die inzichten kunnen variëren van marges per klant tot loyaliteit van doelgroepen. Adriaanse: “Als je weet welke doelgroep, bijvoorbeeld qua opleiding, ervaring of vaardigheden, het meest loyaal is en je de beste marge oplevert bij de klant, kun je daar je recruitment op afstemmen. Dat is sturen op data.”
Scheers ziet ook kansen voor AI bij business intelligence. “Nu bouwen we nog veel standaardrapporten. Maar straks kun je gewoon vragen aan je BI-tool ‘wat was mijn marge vorige week?’ En dan zoekt AI dat voor je op.” Adriaanse merkt daarbij op dat het dan wel van belang is dat je een goed datafundament hebt als input voor AI.
Lees ook: “Kostprijs uitzenden stijgt met 5 tot 10 procent”
Meerdere scenario’s
Ook aan de planningskant van flexbedrijven biedt AI steeds meer mogelijkheden. Adriaanse ziet een groot potentieel op basis van ervaringen met ritplanning in de logistieke sector: “Planning is vaak complex en repetitief, zeker bij grotere flexbedrijven die veel wisselingen en inzetmomenten kennen. Dat maakt dat proces bij uitstek geschikt voor automatisering.”
AI-gestuurde planningssoftware kan in de logistieke sector op basis van historische data, beschikbaarheid, cao-regels en klantvoorkeuren razendsnel meerdere scenario’s doorrekenen en voorstellen doen. “Binnen een half uur liggen er drie alternatieve planningen klaar”, zegt Adriaanse. “De planner hoeft dan alleen nog te finetunen. In de flexsector moet dat ook mogelijk zijn op basis van bijvoorbeeld historische data, beschikbaarheid, cao-regels en klantvoorkeuren.” Dit leidt niet alleen tot een betere inzet van mensen en middelen, maar voorkomt ook dure fouten zoals onderbezetting, overcapaciteit of onnodige vervoerskosten. “Bovendien maakt het flexbedrijven wendbaarder in het omgaan met last-minute klantverzoeken of seizoenspieken. “Slimme planning leidt direct tot margeverbetering.”
Kans in compliance
Een centraal platform voor compliance-data kan flexbedrijven veel kosten en dubbel werk besparen. Nu moeten ondernemers vaak dezelfde informatie aanleveren aan uiteenlopende partijen: van accountants en controllers tot certificeringsinstanties en toezichthouders. “Iedereen vraagt om min of meer dezelfde data, maar in een andere vorm en gaat daar met zijn eigen tools mee aan de slag ”, zegt Adriaanse. “Dat is zonde, het is inefficiënt en het levert de ondernemer zelf nauwelijks iets op.”
“Hoe strakker je je processen hebt ingeregeld, hoe makkelijker je audits doorstaat”
Centraal ontsluiten
Door data uit de vier kernsystemen – verloning, planning, recruitment en financiën – te ontsluiten en te bundelen in een BI-omgeving, ontstaat één betrouwbare bron van waarheid en inzicht. Vanuit die omgeving kunnen specifieke dashboards of werkruimtes worden ingericht voor externe partijen, zonder dat flexondernemer telkens opnieuw extracties hoeft te maken. Dat eventueel in combinatie met en afgestemd met een proces- en risicomanagementtool. Adriaanse: “Als je die data centraal ontsluit, bespaar je kosten en krijg je zelf ook beter inzicht.”
Scheers is het daarmee eens. “Hoe strakker je je processen hebt ingeregeld, hoe makkelijker je audits doorstaat. En hoe meer je kunt sturen op data.” Met de nieuwe cao’s en de WTTA in aantocht, is dat belangrijker. “De arbeidsvoorwaarden van een uitgezonden medewerker moeten gelijkwaardig zijn aan die van de opdrachtgever”, zegt Scheers. “AI kan helpen om de juiste beloningselementen uit de cao of het reglement van de opdrachtgever te halen. Maar ook hier geldt: je moet wel kunnen beoordelen of het klopt.”
ESG-data
Ook op het gebied van ESG (Environmental, Social, Governance) biedt digitalisering kansen. Adriaanse wijst erop dat vooral de sociale component – zoals gelijke beloning, medewerkerstevredenheid, goede huisvesting, opleiding en verzuim – in de flexbranche relevant is. “Bij uitstek een sector waarin sociale impact telt”, zegt hij. “Met goede datakoppelingen kun je bijvoorbeeld rapporteren over verschillen in beloning tussen mannen en vrouwen, huisinspecties, het geluk van medewerkers of het verloop per klant.” Dergelijke inzichten zijn niet alleen waardevol voor interne sturing, maar ook voor externe verantwoording. Bijvoorbeeld richting opdrachtgevers of in het kader van duurzaamheidsrapportages. Door ESG-data te ontsluiten via BI-tools, kunnen flexbedrijven hun maatschappelijke verantwoordelijkheid onderbouwen met feiten. “Dat maakt ze aantrekkelijker voor klanten die duurzaamheid en inclusiviteit serieus nemen.”
Digitalisering als groeimotor
“Je kunt niet meer zonder goed backoffice-systeem”, zegt Adriaanse. “Verloning, urenregistratie en facturatie moeten gewoon staan. Zo simpel is het. Daarna komen planning en recruitment.” Scheers ziet dat ook kleine bedrijven steeds vaker digitaliseren. “Er is veel standaardsoftware beschikbaar. Je hoeft niet groot te zijn om te digitaliseren.” Maar de echte winst zit in de koppeling van data. “Je wilt de hele journey van een uitzendkracht volgen: van eerste contact tot vertrek”, zegt Adriaanse. “En je wilt weten waar je euro rendeert: bij welke klant en bij welke kandidaat.”
“Kortom, digitalisering is geen doel op zich”, zegt Scheers tot slot. “Het is een middel om beter te ondernemen.” Adriaanse vult aan: “Het begint met goede data. Structuur, kwaliteit, inzicht. Pas dan kun je AI en BI echt benutten. En dan wordt digitalisering een groeimotor.”
Lees ook: Eén op de vijf werkenden solliciteerde meerdere keren in 2025
