Mag een kopie van een identiteitsbewijs ook digitaal bewaard worden?
Bij uitzendbureau Flexi-bel gaat de telefoon en intercedent Sabine neemt op. Ze krijgt de heer De Wit van opdrachtgever Maanders Magazijnen aan de lijn, met de volgende vraag: ‘Deze week is jullie uitzendkracht Heinz gestart als medewerker in ons magazijn en ik heb van jullie een kopie van zijn ID-bewijs ontvangen. Die krijg ik anders nooit, wat is hier de bedoeling van?’
Sabine antwoordt dat dit te maken heeft met het feit dat Heinz de Duitse nationaliteit heeft en dat dit een verplichting is vanuit de WAV (Wet Arbeid Vreemdelingen). Als opdrachtgever is Maanders Magazijnen volgens deze wet formeel werkgever, omdat op de werkplek leiding en toezicht wordt gehouden. Zodra er een uitzendkracht geplaatst wordt die niet de Nederlandse nationaliteit bezit, heeft Maanders als formeel werkgever ook de verantwoordelijkheid om er op toe te zien dat er geen illegale werknemers werkzaam zijn in het bedrijf.
De WAV verplicht Flexi-bel om in dit geval aan Maanders een kopie van het ID-bewijs van Heinz te verstrekken. De heer De Wit van Maanders moet controleren of de persoon die bij hem aan de slag gaat ook inderdaad de persoon op de kopie-ID is, de zogenoemde verificatieplicht. Vervolgens moet Maanders Magazijnen de kopie-ID vijf jaar na afl oop van de werkzaamheden van Heinz bewaren in zijn administratie. Dit is de bewaarplicht. De Arbeidsinspectie ziet hierop toe en controleert bedrijven of zij zich houden aan de verplichtingen van de WAV.
De heer De Wit begrijpt dit allemaal. Hij heeft dan echter nog een andere vraag. Bij Maanders Magazijnen is de administratie zo veel mogelijk gedigitaliseerd. Hij vraagt of het voldoende is dat hij een ingescand ID-bewijs digitaal opslaat en bewaart. Sabine belooft dit uit te zoeken.
Het digitaal bewaren van allerlei documenten is steeds meer van deze tijd. In de Wet Arbeid Vreemdelingen staat nergens dat het te bewaren ID-bewijs een harde kopie moet zijn. Sabine checkt dit bij een medewerker van de Arbeidsinspectie. Ze verneemt dat je het ID inderdaad mag inscannen en dat het voldoende is om deze scan digitaal te bewaren. Wel tot minimaal vijf jaar na afl oop van het dienstverband en zowel door het uitzendbureau als de opdrachtgever.
Willy de Kreij, Trainer / Consultant ARTRA Arbeidsmarkttrainingen
