Een dilemma waar veel startende flexondernemers mee worstelen is of ze de administratieve processen beter kunnen uitbesteden of toch liever alles in eigen beheer houden. Veel uitzendbureaus kiezen er uiteindelijk voor om hun backoffice uit te besteden, waardoor ze af zijn van een hoop administratieve rompslomp.
De voordelen zijn legio: in alle benodigde software wordt voorzien, lonen worden netjes uitbetaald en de afdracht aan de Belastingdienst is ook goed geregeld. De flexondernemer heeft daardoor de handen vrij om te doen waar hij goed in is: matchen en netwerken.
Een stap verder
Er zijn er ook die zelfs nog een stapje verder gaan in het outsourcen. Zij kiezen ervoor om ook het juridisch werkgeverschap uit te besteden aan een payroll-organsatie, die behalve de backoffice ook de werkgeversrisico’s overneemt.
Prijskaartje
Natuurlijk hangt er aan het outsourcen wel een prijskaartje. Alles zelf doen is en blijft goedkoper, maar weegt dat op tegen de vele voordelen van uitbesteden? Ook Eric Pot, eigenaar van het vorige maand gestarte bureau Energie Recruitment, stelde zich deze vraag en gooide hem in de LinkedIn-groep van Flexmarkt. Dat leverende hem veel adviezen op waar ook anderen in vergelijkbare omstandigheden hun voordeel mee kunnen doen. Hieronder volgt een kleine selectie.
Thijs van Kempen
Thijs van Kempen, eigenaar van PRO Payroll: ‘Naar mijn mening moet je kijken naar wat binnen je bedrijfsstrategie past en een afweging maken op basis van het huidige aantal contracten/uren en de verwachte groei. Het is relatief makkelijk om te berekenen waar het omslagpunt zit tussen uitbesteden en zelf doen. Als je je alle kennis kunt eigen maken en overtuigd bent dat je kwaliteit geborgd blijft, bespaart zelf verlonen kosten. Maar dat kost je wekelijks een stuk meer tijd. Door die tijd aan sales te besteden kun je wellicht meer geld verdienen dan je uiteindelijk bespaart door zelf te verlonen. Hoeveel is jouw tijd waard?
Sandra Jonker
Sandra Jonker, Senior Intercedent bij Labora Tempus B.V.: ‘Wij werken nauw samen met een administratiekantoor dat ook in ons pand gehuisvest is, en dat bevalt erg goed. Een groot voordeel is bijvoorbeeld dat je makkelijk ruggespraak kunt houden over specifieke loonvraagstukken. Of je er verstandig aan doet om veel zaken uit handen te geven valt te bezien, uiteindelijk is het enorm belangrijk om zelf de regie te houden, zeker in deze lastige tijd.’
Edwin Hilgers
Edwin Hilgers, uitzendnetwerker bij Highline: ‘Ik heb zelf een uitzendorganisatie en wij hebben 10 jaar de administratie zelf gedaan. In 2009 hebben wij alle administratieve lasten uitbesteed aan een payroll-organisatie. Ik moet zeggen dat dit heel erg goed bevalt, vooral omdat de payroll-organisatie veel toepassingen online heeft geregeld (aanmaken contracten, invoeren uren, inzicht in facturen, rapportage etc.). Kortom, ik ben heel blij dat we de administratie buiten de deur hebben, wij zijn immers uitzendondernemers en geen administratiekantoor.’
Mandy Joppen
Mandy Joppen, adviseur bij P/flex (de payroll-tak van Randstad): ‘De voor- en nadelen van uitbesteden zijn voor iedere organisatie anders. Dat is afhankelijk van grootte, visie, branche, etc. Er zijn ook bedrijven die er voor kiezen alles in eigen beheer te doen, simpelweg omdat ze dat een prettiger gevoel geeft ten aanzien van de medewerkers of omdat ze het bij het ondernemen vinden horen.
Naast uitbesteding van administratieve en juridische rompslomp kan risicobeheersing voor een onderneming een groot voordeel van payrolling zijn. De payroll-organisatie neemt (in de meeste gevallen) het volledige risico van juridisch werkgeverschap over. Een voorbeeld is het risico bij ziekte van werknemers. Is je ziekteverzuimpercentage hoog of juist laag? Wil je hier überhaupt risico mee lopen? Wil je zelf bezig zijn met ziekteverzuim en/of Wet poortwachter? Heb je hier een arbodienst voor, die je dus ook moet betalen?
Natuurlijk kost uitbesteden geld, maar in ruil daarvoor kunnen vaak andere kosten binnen het bedrijf geëlimineerd worden. En dan is het uiteindelijk net zo duur of misschien zelfs goedkoper dan alles in eigen beheer doen. Daarbij ben je dan ook nog eens volledig ontzorgd. Ik adviseer je om in gesprek te gaan met een of meerdere payroll-aanbieders. En vraag naar de ervaringen van bedrijven uit je sector die gebruikmaken van payrolling.’
De uiteindelijke beslissing
Hoeveel goede adviezen je ook krijgt, de uiteindelijke beslissing moet je als ondernemer toch echt zelf nemen. Daarbij speelt ook een stukje onderbuikgevoel een rol. Natuurlijk was de redactie van Flexmarkt benieuwd naar de uiteindelijke beslissing van Eric Pot. We vroegen hem om een reactie.
Pot
Pot: ‘Ja, ik ben er inmiddels uit en heb een contract getekend met een relatief kleine backoffice-dienstverlener, bij mij uit de regio. Voor mij is het heel belangrijk om met een betrouwbare partij te werken, die ook niet te groot is qua fte, zodat het contact persoonlijk blijft. Het is een echte samenwerking geworden tussen ons en de backoffice-aanbieder ten dienste van onze medewerkers en klanten.’
Wil je ook de andere adviezen lezen die Eric kreeg?
Word dan lid van de LinkedIn-groep van Flexmarkt ».
4 reacties
Met alle respect…..wat versta je onder verlonen? Als de uren ingeboekt zijn en je hebt een goed back office programma, is verlonen een druk op de knop, net als factureren. Ook het aanmaken van de loonaangifte stelt niets voor. Het wordt pas spannend als je te maken krijgt met uitzonderingen. Zorg dus dat je kennis kunt aanwinnen op het moment dat het nodig is. De software leverancier van de front office levert vaak ook de back office en daar zit de kennis! Maak er gebruik van!
Ik durf de stelling aan dat uitbesteden goedkoper is dan zelf doen. Als de ondernemer ‘durft’ in te zien wat zijn tijdbesteding is, reken ik het hem voor.
Uitzendbureaus die 5 tot 50 FTE aan het werk hebben, moeten hun backoffice – inclusief het werkgeverschap – uitbesteden aan een payroller met een specialisatie op de backoffice markt. En natuurlijk met adviseurs die uit de uitzendbranche komen, zodat er op meer vlakken ondersteund kan worden. En met een uitgebreide webportal, waarin het bureau en zijn werknemers en klanten, toegang hebben tot alle gewenste functionaliteiten.
Meer dan 50 FTE aan het werk? Dan kan het goedkoper zijn om het zelf te doen. Maar het kan ook een strategische keuze zijn om ook dan alles uit te blijven besteden, zodat de focus op de core business in stand blijft: daar is namelijk n?g meer mee te verdienen.
Wij gebruiken echter liever niet het woord uitbesteden. Samen met onze klant vormen we namelijk een volledig uitzendbureau (front + backoffice). Dus je bent partners.
Bovendien: Randstad heeft toch ook niet op elke vestiging de verloning en facturatie draaien? Dat heeft een reden: het is effici?nter om dat centraal op een hoofdkantoor te doen!
Backoffice uitbesteden of zelf doen?
Al eerder hebben wij gereageerd op deze stelling. Waarom wordt wederom niet langer stilgestaan bij alleen het uitbesteden van de backoffice en de financi?le administratie zonder het overdragen van het juridisch werkgeverschap?