Nog meer wet- en regelgeving, nog meer tijd kwijt aan administratief werk, nog meer werkgeversrisico’s: het wordt uitzenders niet gemakkelijk gemaakt. Meer regels, die niet altijd iets oplossen volgens Dirk Tausch, managing partner bij BackOfficer. En dat terwijl uitzenders zich op de krappe arbeidsmarkt eigenlijk volledig moeten focussen op het vinden en verleiden van de schaarse kandidaten. “Uitbesteden van de backoffice kan voor hen dé oplossing zijn.”
Uitzenden is steeds meer aan hervormingen en regels onderhevig. Neem bijvoorbeeld de WAB, waarbij het verschil tussen uitzenden en payroll flink is aangescherpt. Ook wordt de duur van flexcontracten ingeperkt (ketenbepaling) en er komt vanaf 2025 een verplichte certificering voor uitzendbureaus. Meer regels, die niet altijd iets oplossen volgens Dirk Tausch, managing partner bij BackOfficer. Hij noemt als voorbeeld de strengere wetgeving voor het werken met internationale medewerkers. “Er zijn helaas misstanden met arbeidsmigranten en het is goed dat dat wordt aangepakt, maar dat doe je niet met steeds nieuwe, moeilijk uitvoerbare regels. Waar het aan schort is goede handhaving. De bestaande regelgeving is goed, werk die dan verder uit en zorg dat er beter gehandhaafd wordt.”
Regeldruk neemt toe
Hoewel uitzenden van groot belang is voor onze economie maakt Den Haag uitzenden steeds moeilijker en zal de regeldruk alleen maar toenemen, zo verwacht BackOfficer. Want wat te denken van de nieuwe EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden die per 1 augustus ook in Nederland geldt? Uitzendorganisaties dienen steeds de vertaalslag naar hun bedrijf te maken, contracten aan te passen en mensen tw informeren. Dat vereist kennis van een backofficepartij, een HR-specialist die de sector goed kent, stelt Tausch.
Alarmfase één op arbeidsmarkt
“Meer en meer nieuwe regels: uitzenders worden daar horendol van”, weet Tausch uit de praktijk. Want veel kleinere en middelgrote uitzenders doen alles zelf, van administratie, HR, werving en selectie tot verloning. “Maar een uitzender is geen softwarespecialist, geen administratiekantoor en zij zijn geen juristen. Zij zijn uitzenders. Daarom is het zo lastig voor kleine en middelgrote uitzendorganisaties om te blijven voldoen aan de continu veranderende wetgeving uit Den Haag en de EU.”
Bovendien slokt al dat extra administratieve werk de meeste tijd van uitzenders op. Terwijl zij op de extreem krappe arbeidsmarkt zich eigenlijk volledig moeten focussen op het vinden van geschikte kandidaten. Tausch: “Het is alarmfase één op de arbeidsmarkt. Ook daarom is het outsourcen van de backoffice voor veel uitzenders van levensbelang.”
Financiële risico’s
Daar komt bij dat er risico’s aan het juridisch werkgeverschap kleven voor uitzenders. “De claimcultuur neemt toe”, stelt Tausch vast. “Je ziet soms dat inleners zich in allerlei bochten wringen om onder een factuur uit te komen. Bijvoorbeeld omdat een uitzendkracht naar hun mening niet goed heeft gefunctioneerd of met een heftruck schade heeft veroorzaakt. Dat kan veel gedoe opleveren. Om discussie te voorkomen moet je als uitzender jouw papierwerk op orde hebben.”
Om nog maar te zwijgen over situaties waarin een medewerker arbeidsongeschikt raakt; niet alleen de doorbetaling bij ziekte met alle kosten van dien, ook de hele begeleiding die de Wet Poortwachter met zich meebrengt vergt veel van uitzendorganisaties.
Onbetaalde facturen
Een ander, groeiend financieel risico is dat de klant facturen niet (meer) betaalt. Niet alleen door de verwachte komende recessie aan het eind van dit jaar, ook door de afhandeling van de NOW-regelingen kunnen opdrachtgevers in de financiële problemen raken. Het kan heel goed zijn dat de tijdens de coronacrisis uitgebleven faillissementen alsnog gaan komen. Je zult als uitzender maar een paar opdrachtgevers ertussen hebben zitten die omvallen.
“Een strak debiteurenbeheer is daarom heel belangrijk”, zegt Tausch, die adviseert altijd een goede credit check vooraf te doen. “Daarmee pik je klanten eruit die later voor grote problemen kunnen zorgen. Eventueel lopende rechtszaken of incassoproblemen komen door een credit check aan het licht. De ervaring leert dat 80% van de inleners die niet goed door de credit check komen ook daadwerkelijk problemen opleveren voor uitzenders als zij toch met hen zaken doen. Dat kan (kleinere) uitzendbureaus de kop kosten.”
5 voordelen van backoffice uitbesteden
Het besparen van tijd voor al die administratieve taken en het afdekken van de risico’s als uitzendwerkgever is mogelijk; besteed de backoffice uit aan een gespecialiseerde partij. Dat biedt het uitzendbureau de volgende vijf voordelen:
- de uitzender verlegt het juridisch werkgeverschap en ondernemersrisico naar de backoffice-partij
- administratie zoals verlonen, factureren, contracten en digitale dossiers worden uit handen genomen. Dat geldt ook voor de afdrachten aan de Belastingdienst. En voor alle noodzakelijke certificeringen. Bovendien zorgt de backoffice-partij voor het optimaal gebruik maken van subsidiemogelijkheden, zoals de ET-regeling;
- de uitzender loopt geen debiteurenrisico meer (door een debiteuren-check en -verzekering). En geen liquiditeitsrisico meer; de uitzender ontvangt wekelijks zijn volledige marge;
- de uitzender hoeft niet meer iedere dag met HR-activiteiten bezig te zijn en zijn kennis volledig bij te houden – de backoffice-partij doet dit en biedt als partner hulp bij lastige HR-/juridische vraagstukken;
- slimmere online recruitment; de uitzender heeft meteen de beste uitzendsoftware voor front- en midoffice voorhanden en heeft geen keuzestress bij het vinden van de juiste software. De basis voor recruitment staat in één keer. Dat betekent niet alleen tijdsbesparing, het helpt ook bij het snel vinden en verleiden van kandidaten.
BackOfficer biedt overigens een heel brede dienstverlening voor uitzenders en werkt met succesvolle, gespecialiseerde uitzendsoftware; voor de frontoffice Carerix, voor de midoffice e-UUR en voor de backoffice-activiteiten met Nocore.
Goede backoffice-partij?
Dat BackOfficer in de drie jaar dat het bedrijf bestaat jaarlijks meer dan een verdubbeling in groei kent (> 2.500 uitzendkrachten), geeft aan dat er in de uitzendsector een immense behoefte is aan goede backoffice-ondersteuning, stelt Tausch. “Een goede backofficepartij is een absolute noodzaak voor uitzenders om toekomstproof te zijn.”
In een tijd waarin de regeldruk zo groot is en de focus op het vinden van de schaarse kandidaten moet liggen, is dit volgens hem voor veel uitzendbureaus zelfs van levensbelang. De vraag is natuurlijk, wat is een goede backofficepartij? Volgens Tausch moet die 100% transparant zijn (inhoud en kosten vooraf bekend), 24/7 bereikbaar zijn, duidelijke en korte voorwaarden hebben (geen kleine lettertjes), beschikken over een ervaren HR-team met strakke processen en wekelijks alle managementinformatie kunnen leveren. Natuurlijk tegen een scherp tarief.
Volgens Tausch is het daarnaast een pre dat BackOfficer puur werkt voor uitzenders. “Wij richten ons puur op uitzenden en hebben met ons ervaren en gedreven backoffice-team hiervoor alles in huis, zo zijn wij ook specialist in de ET-regeling voor internationale medewerkers. Wij hebben een bewezen formule voor persoonlijke, kwalitatieve backoffice-ondersteuning voor uitzendbureaus. We waren ooit zelf een kleinere uitzender en met BackOfficer hebben we de backofficedienst gemaakt waar we zelf destijds mee hadden willen werken.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met BackOfficer
