Nieuw back- en midoffice-systeem nodig? Hier moet je op letten

Het kiezen en invoeren van een nieuw back- en midofficesysteem is geen sinecure. Tips van experts, een ervaringsdeskundige en een softwareleverancier over wat je wel en vooral ook niet moet doen.

De sleutel naar een goede keuze ligt volgens hem bij het slimmer willen uitvoeren van je werkzaamheden. “Als je dat kunt blijven doen in Excel, ook prima – al schat ik die kans niet zo groot in.”
Maar staar je niet blind op een systeem dat heel veel kan, zegt Hans Scheers, consultant bij Experts in Flex. “De kans is groot dat je medewerkers vervolgens verdrinken in alle mogelijkheden. Wat je dan ziet is dat een half jaar later handige items helemaal niet gebruikt worden, wat een vorm van kapitaalvernietiging is.”

Betrek daarom de toekomstige gebruikers al in een vroeg stadium en breng in kaart wat hen helpt, vervolgt Scheers. “De IT-kennis die je nodig hebt voor het inrichten en gebruiken van de systemen is beperkt. Wat belangrijk is, is om de eindgebruikers vroeg mee te nemen in het keuzeproces. Maak een projectgroep met verschillende typen mensen en functies die ermee gaan werken.” Dan zie je beter wat de belangrijkste onderdelen zijn en kun je dus betere keuzes maken.

Het is toch een soort openhartoperatie binnen je organisatie
Jeroen Kroon (AFAS)

Nodig vanwege Wab

Alex Nagelhout is business controller bij Maintec, een bemiddelaar van technisch personeel. In januari 2020 is het bedrijf overgegaan op een nieuw backofficesysteem. “Dat was nodig vanwege de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) die toen werd ingevoerd.” Voor die tijd was de backoffice van Maintec uitbesteed aan een payroller. “Daar waren we al niet zo tevreden over en met de Wab waren we tot de conclusie gekomen dat deze constructie sowieso geen lang leven meer beschoren was.” Dus besloot het bedrijf om de verloning weer zelf te gaan doen. “We hebben toen een pakketselectie gemaakt aan de hand van onze wensen – in samenwerking met de consultant hebben we requirements opgesteld en deze naar verschillende partijen gestuurd. Dat was best ingewikkeld en omdat we wat laat waren begonnen, moest dat allemaal snel gebeuren.”
Erg krap Maintec begon namelijk pas in augustus 2019 met de pakketselectie en het hele proces moest dus in januari 2020 klaar zijn. “Dat was erg krap. Daar hebben we ons een beetje op verkeken.”

Pakketselectie

Beginnen in april is normaal wel zo slim, geeft Nagelhout toe. “Maar goed, we hebben het gered.” Maintec had vier fte op het project gezet, plus de consultant. Deze deed daarbij het projectmanagement en het contact met de leverancier. “Ook werkte hij onze requirements uit tot een behapbaar document. Hij heeft de reacties verzameld en deze gedestilleerd. Vervolgens heeft hij geholpen bij de pakketselectie en bij de implementatie van het systeem. De meerwaarde van een externe partij die ons hierbij hielp, zat hem er ook in dat deze een brede blik heeft en de markt als geheel kent.” Bij de pakketselectie is er binnen het bedrijf eerst informatie opgehaald. “Zo van, wat is nou fijn werken, wat niet? We hebben daar een interne enquête op losgelaten.”

Intercedenten niet betrokken

Omdat het om een backofficepakket ging, zijn de intercedenten niet bij dit proces betrokken geweest. Achteraf gezien hadden ze dat beter wel kunnen doen, meent Nagelhout. “Op het eerste gezicht hebben ze natuurlijk weinig met de backoffice te maken. Maar dat klopt niet helemaal, want flexkrachten komen wel met vragen over bijvoorbeeld de verloning bij hun accountmanager. Dus het meenemen van salesmensen in de instructie tijdens de implementatie is wel handig.”
Specifieke eisen Maintec had een aantal specifieke eisen, legt Nagelhout uit. “We zijn heel breed actief binnen de techniek en doen veel voor groot mkb. Maar we doen ook veel een-op-een plaatsing. Dus we wilden een systeem dat ons veel flexibiliteit gaf.”

Klik hier om het hele artikel te lezen…

Dit is een bewerkte, ingekorte versie van het artikel, geschreven door Fons van Lier, dat is gepubliceerd in de september-editie van Flexmarkt.