Of je wilde of niet: vanaf medio maart moest iedereen digitaal. Wat komt daarbij kijken? En hoe pakken flexbedrijven dit aan? Experts geven advies en uitzender Covebo laat zien hoe zij de digitalisering doorvoeren.
Een nieuwe applicatie aanschaffen is makkelijk. Maar hoe zorg je ervoor dat je bedrijf er ook echt beter van wordt? Uitzender Covebo maakte de overstap al in 2018, vertelt Dennis Denekamp, Directeur Digitale Strategie, Recruitment & Business Development. “We hebben toen het programma Fit for the Future uitgerold: het cloud and mobile ready maken van de organisatie. Daarom waren we dit voorjaar al helemaal klaar voor thuiswerken. We hoefden alleen een paar extra laptops aan te sluiten en dat was het.”
Europees wervingsplatform
Een van de redenen om al enkele jaren geleden helemaal digitaal te gaan, was de ambitie om een Europees wervingsplatform te bouwen. “We zaten al fysiek op verschillende plekken in Europa, maar wilden ook onze digitale en online marketingopties verbeteren. Bijvoorbeeld om binnen één dag live te kunnen gaan met de werving van bepaalde profielen, van een bepaalde nationaliteit en in een bepaald Europees land.”
Zo kon Covebo, waar de meerderheid van de 7.000 flexkrachten niet-Nederlands is, ook in het afgelopen half jaar mensen blijven werven op plekken waar het reisadvies niet oranje of rood was en op die manier continuïteit borgen voor opdrachtgevers.
“Naast branches waar onze opdrachtgevers krimp lieten zien, hebben we gelukkig ook veel opdrachtgevers die groeiden. Zoals online business, de voedingssector en supermarkten. We konden vrijwel al onze medewerkers vanuit huis laten werken en onze werving op tijd verleggen. Dus onze investeringen hebben zich de afgelopen tijd dubbel uitbetaald.” Niet dat nu ineens alles digitaal moet, benadrukt Denekamp. Het is juist de samenwerking tussen online en offline die cruciaal is. “Onze kracht is onze lokale aanwezigheid, zowel binnen Nederland als daarbuiten. We zitten diep in lokale netwerken en lokale vestigingen hebben veel autonomie. Voor klanten zitten we dus altijd dichtbij. Onze internationale flexkrachten, die wij ook huisvesten, worden ook lokaal begeleid. Maar de werving gebeurt wel meer digitaal. Het vergroot je reikwijdte nu eenmaal enorm. Al blijft het bij ons zo dat klanttevredenheid op nummer een staat. Als een klant niet digitaal wil, doen we het niet.”
We waren dit voorjaar al helemaal klaar voor thuiswerken. We hoefden alleen een paar extra laptops aan te sluiten en dat was het.
Dennis Denekamp (Covebo)
Recruiters zijn verder
Maar wat betekent dat nou, je bedrijf digitaliseren? Natuurlijk, online met elkaar communiceren. Maar dat is slechts het topje van de ijsberg. De afgelopen jaren zijn er talloze mogelijkheden beschikbaar gekomen voor mkb-bedrijven in de flex. Het volledig digitaliseren van het wervingsproces bijvoorbeeld, door middel van een applicant tracking system (ATS). Een ATS is een softwareoplossing waarmee een bedrijf bijna het werving- en selectieproces kan automatiseren (zie kader). Het Rotterdamse Digivotion biedt sinds een jaar of vijf digitale oplossingen aan binnen de uitzendbranche. “Wij focussen ons op het digitaliseren van de frontoffice,” legt directeur en oprichter Don van Hal uit. “De backoffice is vaak al wel geregeld. Maar de voorkant, het digitaal inrichten van werving en selectie, staat nog in de kinderschoenen.” Wat hem opviel, was het verschil tussen de digitalisering van corporate recruitment en die van de uitzendbranche. “Recruiters zijn veel verder gedigitaliseerd dan uitzenders, de hele grote uitgezonderd. De branche loopt echt jaren achter op de rest.” Dat heeft voor een belangrijk deel te maken met het feit dat het veelal mkb-bedrijven zijn. “Maar de processen binnen de uitzendbranche zijn vaak best ingewikkeld: het gaat sowieso om grote volumes. En in toenemende mate ook om internationale processen, met werving en selectie die door heel Europa lopen. Ook zijn de marges vaak klein. Er is dus veel te halen op het gebied van digitalisering. Toch zie je dat veel bedrijven nog werken met email en Excel.”
Recruiters zijn veel verder gedigitaliseerd dan uitzenders, de hele grote uitgezonderd. De branche loopt echt jaren achter op de rest.”
Don van Hal (Digivotion)
Geen strategie
Maar de aandacht voor digitalisering neemt nu ook binnen de uitzendbranche flink toe, ziet ook Van Hal. “Mensen zijn nu natuurlijk gedwongen om online te gaan overleggen en chatten. Maar je moet je voorstellen: vrijwel alle mensen in de flex zijn digibeten. Ze ontdekken nu dat het allemaal wel meevalt, die digitale wereld. En mensen hebben tijd gehad om eens na te denken, je had toch minder te doen.”
Digivotion heeft sinds maart elke maand wel drie keer zoveel aanvragen gekregen dan in de periode ervoor. “Sommige bedrijven verdienden al twintig jaar geld als water, waarom zou je dan veranderen? Nu moesten ze ineens wel.” Veel bedrijven die bij Digivotion aankloppen, hebben geen idee wat ze precies willen. “Er is nul strategie. Het is bijna: ik weet dat ik iets moet doen, maar wat? Daar helpen we ze dan wel bij natuurlijk. Overigens betekent dat niet dat zulke bedrijven niet kritisch zijn. Ze vragen echt wel door: wat heb ik er dan aan? Zijn ze daar eenmaal van overtuigd, dan zijn kosten vaak geen issue.”
Digitalisering frontoffice is ‘no brainer’
Van Hal is ervan overtuigd: digitalisering van de frontoffice is een ‘no brainer’. “Bedrijven die dit niet doen, worden vanzelf ingehaald. Je mist dan de boot. Want flexwerkers zijn ook niet gek: die zitten ook online en gaan aan de slag bij bureaus die snel en efficiënt reageren. Kun je dat niet, dan vis je achter het net.”
Het digitaliseren van de frontoffice maakt dat kleine bedrijven de concurrentie met de grote jongens als Manpower en Randstad steeds beter aankunnen. Van Hal: “Randstad is groot, maar niet per se beter, want log. Voor mkb’ers is het mogelijk om snel te schakelen, ze kunnen veel directer mensen benaderen. Kijk, vroeger was zo’n ATS onbetaalbaar voor mkb-bedrijven. Nu is het beschikbaar voor iedereen.”
Bij de keuze om digitaal te gaan, kun je als bedrijf kiezen uit één systeem (ook wel een ERP-systeem genoemd; zoveel mogelijk processen in een pakket), of verschillende losse toepassingen aan elkaar koppelen. Van Hal wordt van beide niet echt enthousiast. “Een systeem dat alles kan, is niet geloofwaardig. Want dat bestaat gewoon niet. Maar anderzijds moet je ook niet gaan proberen om zestig tooltjes aan elkaar te gaan koppelen. Zeker niet met zoveel mensen in de branche die digibeet zijn. Ik zou zeggen: schaf er een stuk of drie aan – een voor de frontoffice, een voor de planning en een aan de achterkant voor de verloning. Als je die aan elkaar koppelt, kun je alles digitaliseren en blijft het behapbaar.”
Lees ook: Recruitmenttechnologie, wat moet de recruiter ermee?
Wat is een ATS?
ATS staat voor applicant tracking system. Een ATS maakt gebruik van trefwoorden om te bepalen of een bepaald cv correspondeert met een openstaande vacature. De werking van een ATS lijkt op die van zoekmachines op internet, waarbij algoritmes zich (deels) baseren op het aantal keer dat een bepaald trefwoord voorkomt. Applicant tracking systems kennen bijvoorbeeld waarde toe aan het aantal keer dat een bepaald trefwoord voorkomt in een cv. Sommige systemen gaan verder en maken ook analyses op basis van zinsbouw en woordbetekenissen: welke trefwoorden hebben welk verband met de content in de vacature? Andere belangrijke toepassingen zijn bijvoorbeeld het koppelen van werving en selectie met de backoffice, zodat je als flexbedrijf inzicht krijgt in je processen. Of het gericht verspreiden van vacatures over internet via sociale media en jobboards, zodat je veel efficiënter (en dus goedkoper) vacatures kunt invullen.
Mentaliteit
Ook Covebo heeft ervoor gekozen om een beperkt aantal applicaties aan elkaar te koppelen, zegt Dennis Denekamp. “We hebben een viertal kernapplicaties met elkaar verbonden. We hebben niet gekozen voor één groot systeem, omdat we wendbaar wilden blijven in een veranderende markt. We kunnen, mocht een applicatie niet meer aansluiten bij onze behoeften, deze inwisselen voor een ander zonder dat we ons hele systeem overhoop hoeven halen. Bij het werken met slechts één core applicatie is dat lastiger, want dan ben je afhankelijk van die ene partner. Het kan ook goed gaan natuurlijk, dat is afhankelijk van je partner. Maar dat is een keuze die je moet maken.”
Denekamp wil verder benadrukken dat digitalisering zeker niet alleen een kwestie is van de juiste software inkopen. Een digitale organisatie vergt een meer agile en datagedreven cultuur, zegt hij. “Het gaat ook om de mentaliteit van de mensen. Het gaat om het laten samenwerken van verschillende teams: een team dat aan de zakelijke kant zit, marketeers die conceptueel denken, content creëren, en dat weer in samenwerking met technische specialisten. Elke dag opnieuw. Samengestelde teams zijn dus noodzakelijk. Alleen dan kun je de online belofte ook offline waarmaken.”
Young Capital
Ook bij YoungCapital lag een groot deel van het bedrijf stil in de maanden van de ‘intelligente lockdown’. Zo’n 60% van de vraag vanuit het mkb viel weg. En dus was er alle tijd om eens te gaan nadenken over hoe het bedrijf beter kon worden ingericht, vertelde mede-eigenaar Hugo de Koning onlangs tijdens een webinar. Het bedrijf heeft de afgelopen maanden een ‘mijnomgeving’ voor bedrijven gebouwd: YoungCapital Direct. Daar kunnen bedrijven zelf kandidaten zoeken, een assessment laten doen, matchen en inplannen – allemaal online. Ook kunnen bedrijven flexwerkers in deze online omgeving beoordelen. De Koning noemt het een ‘Uber voor werk’. YoungCapital liep al jaren rond met dit idee, maar omdat er zoveel opdrachten waren weggevallen, hadden veel werknemers ineens een hoop tijd over. Het was nog best een stap, aldus De Koning. Want de marge op uitzendkrachten die via deze tool worden gematcht, is slechts een derde van de marge op flexwerkers die YoungCapital zelf werft voor klanten. Toch doen ze het: “Als wij het nu niet doen, dan is er sowieso iemand die dat binnen twee jaar gaat doen. En dan is honderd procent van je business weg.” Het bedrijf wil nog niet zeggen wanneer het YoungCapital Direct lanceert.
Remote hiring
Een andere aanbieder die goede zaken doet door de digitalisering van de flexbranche is Cammio. Het bedrijf, dat in 2013 is begonnen, specialiseert zich in ‘remote hiring’: videosolliciteren. Ook al groeide het bedrijf de afgelopen jaren snel, toch voelde ceo Walter Hueber zich nog wel eens een prediker die het digitale evangelie verkondigde tegenover een kritisch publiek in de uitzendmarkt. “Dat is nu geen thema meer,” zegt hij. “De vraag is niet meer: waarom remote maar ‘waarom zouden we jullie kiezen?’” Het gebruik van de software van Cammio nam dit jaar al toe met meer dan 400%.
Dit voorjaar zag Hueber dat bedrijven aanvankelijk nog erg terughoudend waren om budget beschikbaar te stellen voor het werven op afstand. “Behalve corporate recruiters in groeisectoren en in de zorg.” Na april constateerde Hueber dat steeds meer bedrijven inzagen dat ze een oplossing voor de lange termijn moesten hebben en daarom bereid waren om te investeren. “Remote hiring was niet alleen nodig voor oude opdrachten die doorlopen, maar juist ook voor nieuwe klussen. Het maakt het hele inhuurproces tegelijk een stuk efficiënter, dus het is voor veel bedrijven twee vliegen in een klap.”
Natuurlijk zijn er nog steeds veel flexbedrijven die door budgetproblemen zoveel mogelijk gratis tools gebruiken, ‘met ducktape aan elkaar geplakt’. “Maar dat zijn vaak organisaties die al langer innovatiearmoede hadden en zo’n tijdelijke oplossing brengt je ook niet echt verder. Organisaties die daarentegen budget vrijmaken, willen iets dat fit for purpose is. Een tool die ze kunnen combineren met een ATS en die AVG-proof is.”
Het voordeel van videosolliciteren zit hem er niet alleen in dat kandidaten niet meer naar een kantoor hoeven te komen, met alle gedoe daaromheen, legt Hueber uit. “Het maakt ook dat je als recruiter of uitzender een aantal dingen tegelijkertijd kunt checken: hoe is de cultural fit, de persoonlijke fit, wat zijn iemands capaciteiten – ook sociaal. Daarnaast kan iemand ook een sollicitatie doen op een moment dat hem of haar uitkomt. Je kunt het hele sollicitatieproces sterk inkorten.”
Voordeel is ook dat hoe korter het sollicitatieproces, hoe kleiner de kans dat mensen uitvallen omdat ze elders al een baan hebben gevonden, aldus Hueber. “Als je snel bent, hou je dus betere kandidaten over. Maar het is niet alleen een kwestie van de beste kandidaten overhouden door snelheid. Je kunt ook veel meer kandidaten ‘op gesprek’ laten komen: ook de, op basis van jouw aannames, B-kandidaten. En daar zitten vaak hele goede mensen tussen, die je anders meteen had afgeschreven op basis van hun brief of cv. Dus door te videosolliciteren krijg je én meer snelheid én je krijgt een vollediger beeld van veel meer kandidaten.”
Eerst een strategie
Cammio is een aanbieder van heel specialistische software. Logisch dus dat Hueber geen voorstander is van een platform dat alle digitale zaken voor jou als flexbedrijf regelt. Maar hij roept flexondernemers wel op goed na te denken voor ze een investering doen. “Je hebt talloze systemen die je kunt aansluiten op je ATS. Daarom is het heel belangrijk dat je eerst een strategie hebt en daar vervolgens een systeem, of combinatie van systemen, op inricht.” Laat je dus niet zomaar verleiden door de glinstering van individuele tools en ren niet achter elke vluchtige trend aan, benadrukt hij. “Want misschien biedt dat wel helemaal niet wat jij nodig hebt. Check dus altijd: wat is mijn strategie, welke systemen heb ik daarbij nodig, zijn deze koppelbaar met wat ik al heb en hoe ziet het eindresultaat er dan uit? Want voordat je het weet ben je verschillende systemen naast elkaar aan het gebruiken. Dan schiet je er dus nog steeds niet veel mee op.”
Dit artikel, geschreven door Fons van Lier, komt uit de oktober-editie van Flexmarkt die deze week is verschenen.
