Groei vraagt om verdere professionalisering van processen. Zéker als die stijgende lijn rap doorzet. En dus was het voor TJS Dienstverlening de hoogste tijd om afscheid te nemen van het handmatige papierwerk in Excel-bestanden. Het uitzendbureau voor grond-, weg- en waterbouw digitaliseerde dankzij AFAS vrijwel alle administratieve processen, van kandidatenbeheer tot verloning, en wint daarmee zeeën van tijd voor andere werkzaamheden.
Sommige veranderingen maken een wereld van verschil. Vraag maar aan eigenaar Thijs van Vuuren en financieel directeur Nico Loeve van TJS Dienstverlening. De komst van AFAS als bijna allesomvattend systeem voor de administratie heeft dat werk veel makkelijker en leuker gemaakt. Ga maar na: tot de implementatie van AFAS was het voor Loeve wekelijks een race tegen de klok om alle salarisadministratie op tijd te verwerken, nu zijn de loonstroken soms al een paar dagen eerder klaar.
“De tijdwinst is gigantisch”, zegt Loeve. “Voorheen moest ik alles zelf invoeren en bijhouden. Van stamkaarten en VCA-certificaten van nieuwe medewerkers tot contracten of identiteitsbewijzen die bijna verliepen. We werken als uitzendbureau met flexibele arbeidsvormen, dat maakt het complex en veel. Sinds we dit in AFAS onderbrengen gebeurt heel veel automatisch. Ik heb er veel minder omkijken naar. Ik kan je zeggen: dat maakt mijn werk een heel stuk makkelijker en plezieriger.”
Arbeidsintensief en tijdrovend
Even terug in de tijd, want deze verandering komt niet uit de lucht vallen. Het is 2016 als Thijs van Vuuren, zijn hele werkzame leven lang al actief in de grond-, weg- en waterbouw, besluit om van zijn eenmanszaak een bedrijf met personeel te maken. Hij heeft immers al heel wat vakmensen om zich heen verzameld en kan op die manier zijn opdrachtgevers met veel meer helpen dan zijn eigen inzet alleen.
Zo ontstaat TJS Dienstverlening. In de jaren die volgen werkt Van Vuuren nog altijd buiten op locatie mee en zit hij veel vaker op een graafmachine dan op een bureaustoel. Ondertussen loopt de werkdruk op kantoor alleen maar toe. Daar zet financieel directeur Loeve alle zeilen bij om de vele backofficeprocessen, van kandidatenbeheer tot plaatsingen en van contracten tot verloning, elke week zo goed mogelijk te verwerken. Let wel: handmatig, in Excel. Dat is niet alleen arbeidsintensief en tijdrovend, het werkt ook fouten in de hand.
Juiste klik
Zeker als het aantal uitzendkrachten snel toeneemt. Dat gebeurt bij TJS Dienstverlening in 2022, als Van Vuuren naar kantoor verhuist om zich op de planning te richten. Die verandering werpt zo zijn vruchten af, dat de omzet meer dan verdubbelt. TJS Dienstverlening zendt inmiddels tachtig medewerkers uit. De keerzijde: Loeve krijgt het nu echt te druk.
“Dat is voor ons de reden geweest om te zeggen: we moeten naar een nieuw systeem toe dat ons administratieve werk veel makkelijker maakt’, vertelt Van Vuuren. ‘We zijn op zoek gegaan naar de software die het beste bij ons past en hebben ons oor te luisteren gelegd in de markt. Zo zijn we bij meerdere systemen uitgekomen, waaronder AFAS. In het contact bleek de juiste klik er meteen te zijn. Ze wisten al snel precies wat wij nodig hadden en kwamen zo tot een oplossing die perfect bij ons als bedrijf in de flexbranche past.”
Thijs van Vuuren en Nico Loeve: “We hoeven alleen de uren in te voeren en de rest gaat automatisch.”
Efficiency en flexibiliteit
Verder zoeken is niet nodig: AFAS biedt de efficiency en flexibiliteit die nodig is. In het laatste kwartaal van 2022 vindt de implementatie van het nieuwe systeem plaats. Het is een verandering die binnen de organisatie van TJS Dienstverlening even de tijd nodig heeft om te landen. De trainingsdagen helpen daarbij. Van Vuuren: ”Aan het begin had ik nog nauwelijks een idee van wat ik in het systeem aan het doen was. Maar in de laatste periode voor livegang was het ook voor mij volledig helder: dit is waarom we deze verandering hebben doorgevoerd.”
Dankzij de digitalisering van het administratieve proces in de geïntegreerde software van AFAS wint TJS Dienstverlening zeeën van tijd. ‘Het werkt supergoed’, vertelt Loeve. “De uren van al onze uitzendkrachten verzamelen we via de AFAS Pocket app, we verlonen onze eigen mensen ermee en we kunnen ook nog de facturatie en selfbilling doen. Daarnaast houden we er de administratie rond de VCU-certificeringen erin bij. Dat wordt door het systeem vrijwel automatisch opgepakt. Er komen standaardformulieren uit die meteen naar de desbetreffende persoon worden verstuurd voor ondertekening. Daarmee hebben we dit proces veel sneller rond dan voorheen. De tijdsbesparing is gigantisch.”
Grip op backofficeprocessen
Daarnaast heeft TJS Dienstverlening sinds de komst van AFAS meer grip op haar backofficeprocessen. “Op de planning na hebben we alles in het systeem gebundeld. Documenten zoals paspoorten en identiteitsbewijzen, stamkaarten van medewerkers, noem het maar op en het staat erin. Voorheen was het: waar staat dit, waar staat dat? Het was altijd zoeken. Nu hebben we dat allemaal op één plek en dat biedt overzicht en rust. Stel dat er iemand langskomt om te beoordelen of alle documenten van een medewerker kloppen, dan kunnen we diegene heel eenvoudig toegang geven tot dat gedeelte van het systeem. Hij of zij kan erin rondkijken en als er vragen zijn, dan horen we het wel. Dat is een veel prettigere manier van werken.”
Ook voor de opdrachtgevers van TJS Dienstverlening levert het nieuwe systeem voordelen op. Van Vuuren: “Zij kunnen veel sneller bij de uren van medewerkers en ze hoeven niet meer lang te wachten op facturen. Voor hen is dat fijn en voor Nico betekent het dat hij meer tijd heeft om aan andere belangrijke activiteiten te besteden, zoals het controleren en samenstellen van de cijfers.”
Professionaliseringsslag in tijden van groei
Van Vuuren noemt het een professionaliseringsslag. “Door de groei die we doormaken was dat een must geworden. Enerzijds hadden we de snelheid en efficiency in ons werk nodig, anderzijds was het ook belangrijk dat we de foutgevoeligheid reduceerden. Doordat vrijwel alles nu digitaal gaat, hebben we ook dat bereikt. We hoeven alleen de uren in te voeren en de rest gaat automatisch, in plaats van dat we handmatig met losse lijstjes aan de gang moeten. Ik denk dat we fouten daarmee voor 95 procent ondervangen.”
Met AFAS als systeem staat er een solide basis voor verdere groei, zegt Van Vuuren. Hij heeft daarbij nog een wens: een module voor de planning. “Dan zit alles wat wij als organisatie in de flexbranche nodig hebben in één systeem. Als we zien dat dingen nu al zoveel makkelijker gaan, dan kijken we ernaar uit om ook die stap te zetten. Dan komt er voor mij tijd vrij en die kan ik bijvoorbeeld besteden aan het bijhouden van mijn kennis van AFAS, door evenementen en kennissessies te bezoeken.’”
OVER AFAS SOFTWARE
Werk kan zo veel leuker en beter. En met meer oog voor de maatschappij. In veel organisaties zijn mensen druk met de verkeerde dingen. Onnodige handelingen, dubbel werk, fouten herstellen: het kost handenvol tijd en komt de kwaliteit niet ten goede. De missie van AFAS Software is: inspireert beter ondernemen. Dat doet AFAS met software en alles wat ervoor nodig is om die software zo te gebruiken dat je er een hoger doel mee bereikt. Organisaties houden tijd over voor wat ze echt belangrijk vinden, kwaliteit en werkplezier.
De samenwerkingdraagt bij aan de tevredenheid over de nieuwe software. “Daar kunnen we kort en krachtig over zijn: die is gewoon goed. We krijgen soms om half twaalf ’s avonds of zelfs in het weekend nog een e-mail terug als we een vraag hebben. De mensen die er werken zijn heel erg committed. Dat belooft veel goeds voor de verdere samenwerking.’
Over TJS Dienstverlening
TJS Dienstverlening is een partner in arbeidsbemiddeling voor grond-, weg- en waterbouw die vanuit Sliedrecht actief is voor opdrachtgevers door het hele land. Bij werving en selectie selecteert het bedrijf zorgvuldig op kwaliteit en talent. Opdrachtgevers hebben geen omkijken naar de tijdrovende werkzaamheden bij dat proces. Wel zo efficiënt en effectief. Samen met de opdrachtgever stelt TJS Dienstverlening een profiel van de juiste kandidaat op. De wensen die daarbij horen bepalen de in te zetten middelen.
Wat daarbij sterk helpt is dat eigenaar Thijs van Vuuren al zijn hele werkzame leven in de grond-, weg- en waterbouw actief is. Hij spreekt daardoor de taal van de klant, begrijpt als geen ander de zoekvraag van de klant en kan een goede inschatting maken wie de meest geschikte kandidaat is. Dat draagt allemaal bij aan het uiteindelijke doel: de juiste persoon op de juiste plek.
Dit artikel is gesponsord door AFAS Software.
