Wet- en regelgeving 2023; er komt weer veel op flexondernemers af

De wet- en regelgeving in 2023. Dat was het thema tijdens het FleXevent van Flexmarkt eind november. Waar moet je als flexbureau komend jaar rekening mee houden?

Kostprijsberekening, verplichte certificering, werkkostenregeling, auto van de zaak, ET-regeling. Dit zijn zomaar wat kansen en uitdagingen die de revue passeerden tijdens het FleXevent van Flexmarkt. Er komt in 2023 weer veel op flexondernemers af. De sprekers ebben echter een geruststellende boodschap: met de volgende tips en adviezen kun je je uitstekend voorbereiden op dat wat komen gaat.

Belastingcontrole

Marco Zimmerman is belastingadviseur bij Mazars. Zimmerman begeleidt onder meer flexbureaus bij belastingcontrole en ziet daar geregeld het nodige misgaan. “Een gemiddelde flexondernemer krijgt weinig te maken met belastingcontroles. Maar als het een keer zover is, weet dan wel dat je volledig onder het vergrootglas komt te liggen. Alles moet kloppen.”
In zijn praktijk ziet Zimmerman fouten plaatsvinden bij de toepassing van de ET-regeling. Iedereen die met arbeidsmigranten werkt, kent deze regeling waarbij flexbureaus een belastingvrije vergoeding kunnen verstrekken voor zogeheten ET-kosten. Dit zijn kosten die worden gemaakt in het kader van het reizen van en naar het land van herkomst. “Bij belastingcontroles blijkt vaak dat de dossiervorming niet op orde is, terwijl die cruciaal is bij zo’n controle. Je moet als flexbureau allereerst kunnen aantonen dat jouw flexkrachten kwalificeren voor toepassing van de ET-regeling. Maar ook moet je de hoogte van alle bedragen kunnen onderbouwen die je belastingvrij vergoedt. Kortom, jouw administratie moet volledig op orde zijn. In het convenant tussen de Belastingdienst en de uitzendbranche kun je alle regels en voorwaarden nalezen.”

ET-regeling

Henk Geurtsen noemde de ET-regeling ook in zijn verhaal op het FleXevent. “Er is veel discussie over een specifiek vraagstuk, namelijk hoe het precies zit met de transitievergoeding bij de ET-regeling. Bereken je die over het hele brutoloon of over het brutoloon na aftrek van de ET-uitruil?” Om die vraag beantwoord te krijgen, wendde Geurtsen zich tot het ministerie van SZW. Zij lieten hem weten: “Wij komen (…) tot de conclusie dat op basis van de ET-regeling de werknemer afstand neemt van een deel van zijn brutoloon in ruil voor de netto verstrekking. Dat betekent dat de werknemer ermee instemt dat hij een lager bruto maandsalaris heeft in ruil voor andere arbeidsvoorwaarden. Indien de arbeidsovereenkomst dan wordt beëindigd, moet voor de berekening van de transitievergoeding worden uitgegaan van het maandsalaris na uitruil. Hetgeen zal betekenen dat de uitzendkracht een (iets) lagere transitievergoeding zal krijgen.”

Werkkostenregeling

Naast de ET-regeling sprak Zimmerman over de werkkostenregeling. Ook voor die laatste regeling geldt: zorg dat je een administratie bijhoudt én dat die compleet is. “Het is vaak een van de eerste zaken die bij een belastingcontrole worden opgevraagd. Als je geen werkkostenadministratie kunt overleggen of als die incompleet is, loop je eigenlijk meteen al achter de feiten aan. Met compleet bedoel ik dat je tot in detail duidelijk moet maken welke loonbestanddelen je hebt toegewezen aan de vrije ruimte.”
Flexbureaus hebben daarbij doorgaans te maken met een grote vrije ruimte vanwege de hoge totale loonsom. “Daar zit een gevaar in, namelijk dat iets wordt toegewezen wat in strijd is met het gebruikelijkheidscriterium. Denk aan een flinke bonus. Maar er zit zeker ook een kans in, want ik zie vaak dat de grote vrije ruimte bij flexbureaus nog niet volledig wordt benut. Zo zou je kunnen overwegen om via de vrije ruimte je werknemers te compenseren voor de gestegen energieprijzen.” Zimmerman ziet zo bij belastingcontroles allerlei zaken bij flexbureaus misgaan. “Een ervaren adviseur betrekken bij de controle, maar liever al bij de voorbereiding, kan dan enorm helpen. Zeker als gevolg van het multipliereffect kun je anders uiteindelijk met hoge bedragen te maken krijgen. Ook omdat de Belastingdienst vijf jaar terug in de tijd kan gaan met de naheffingen.”

Kostprijsberekening

Henk Geurtsen besteedde in zijn presentatie ruim aandacht aan de kostprijsberekening. Volgens hem kun je daar als flexbureau nog in 2022 mooi mee besparen. “De kostprijs, en daarmee je tarief als uitzender, wordt bepaald aan de hand van iemands bruto uurloon in combinatie met een waardering voor de vakantiedagen. Die waarde van de vakantiedagen bepaal je weer op basis van het bruto uurloon. In 2023 zie je bijvoorbeeld dat alleen al het minimumloon met 10 procent stijgt. Die stijging betekent dan dus ook dat de waardering voor de vakantiedagen in 2023 relatief veel omhooggaat. In 2022 kun je geld besparen door het saldo van de vakantiedagen zo ver mogelijk omlaag te brengen.”

Minimumuurloon

Over het minimumloon gesproken, ook op dat gebied zit er een verandering aan te komen, zij het pas in 2024. “Nu is het zo dat een minimumuurloon wordt afgeleid van het minimum-maandloon”, zegt Geurtsen. “Maar per 1 januari 2024 komt er een officieel minimumuurloon. Interessant is dat dat loon wordt gebaseerd op een werkweek van 36 uur. Dat heeft implicaties voor een flexbureau. Per 1 januari 2023 is het minimumuurloon voor een werkweek van 36 uur 12,40 euro en voor een werkweek van 40 uur 11,16 euro. Bij gelijkblijvende bedragen zou dat in 2024 betekenen dat je maar liefst 10 procent meer moet betalen voor een flexkracht die op basis van het minimumuurloon bij een inlener werkt waar sprake is van een 40-urige werkweek. Het is goed om dit alvast te weten als uitzender.”

Lees ook: Minimumloon per 1 januari 2023 met 10% omhoog

Ziekte

Helemaal zeker is het niet, maar mogelijk gaat er in 2023 iets veranderen als er sprake is van ziekte bij uitzendovereenkomsten met een uitzendbeding. Geurtsen: “Naar verwachting doet de Hoge Raad in maart 2023 daarover een uitspraak. Nu is het zo dat wanneer je ziek wordt in de situatie van een uitzendovereenkomst met uitzendbeding, dit het einde van het dienstverband betekent. UWV neemt de uitkering vervolgens over van jou als flexbureau, die je deels moet aanvullen. Het Hof heeft al geoordeeld dat deze situatie moet stoppen. Als de Hoge Raad het advies van de advocaat-generaal volgt, dan gaan zij hierin mee. Dat wil dus zeggen dat een flexkracht niet meer automatisch uit dienst gaat bij ziekte.”
Geurtsen denkt dat flexbureaus zich op deze uitspraak kunnen voorbereiden door de eigen contracten goed op orde te brengen. “Bij overeenkomsten met uitzendbeding kun je met tijdelijke contracten werken, die steeds stilzwijgend met vier weken worden verlengd. Maak gebruik van die mogelijkheid om te voorkomen dat je niet voor heel lange tijd aan iemand vastzit bij ziekte. Hierbij geldt: baat het niet, schaadt het niet, dus dit kun je nu al gaan regelen.”
De uitspraak van de Hoge Raad kan ook gevolgen hebben voor de keuze om wel of niet eigenrisicodrager te worden voor de Ziektewet. Geurtsen: “Het kan extra interessant zijn om eigenrisicodrager voor de Ziektewet te worden als de Hoge Raad de eerdere uitspraak van het Hof bevestigt. Je kunt alvast gaan uitrekenen of dit in jouw situatie voordelig kan zijn, zodat je na de uitspraak snel kunt handelen.”

Lees ook: Nieuwe uitzend-cao; wat zijn de gevolgen bij ziekte

Verplichte certificering

Het laatste onderwerp duurt nog wel even. Pas in 2025 is de verplichte certificering voor flexbureaus naar alle waarschijnlijkheid een feit. Met zo’n certificeringsstelsel wil het kabinet de positie van flexkrachten beter beschermen. Tegelijkertijd beoogt het kabinet om een gelijk speelveld voor flexbureaus te waarborgen, door ervoor te zorgen dat partijen die zich niet aan de regels houden van de markt worden geweerd. Zie kader voor meer uitleg.
“Uitzenders kunnen zich nu al voorbereiden”, zei Paul Heinrichs, een van de senior inspecteurs bij inspectie-instelling Cicero tijdens het FleXevent. “Er zijn allerlei normen waar je nu al naar kunt kijken, zoals normen voor veiligheid, voor de juiste toepassing van loon, voor huisvesting en natuurlijk naar die NEN-norm. Als je weet dat de nieuwe certificering gaat voortbouwen op de NEN-norm, heb je een voorsprong als je NEN-gecertificeerd bent. Heb je die NEN-certificering nog niet, dan zou ik adviseren die heel snel te halen. Want de komende jaren wil iedereen dat en dan kun jij aansluiten in de wachtrij. Daarnaast kun je nu al onderzoeken of jouw softwaresystemen zijn ingericht op de toepassing van de NEN-norm. Ook met een goed softwaresysteem kun je namelijk al voorsorteren op 2025.”
Dit alles wil niet zeggen dat Heinrichs zelf geen vraagtekens heeft bij het aanstaande certificeringsstelsel. “Ik heb bijvoorbeeld mijn twijfels bij die bankgarantie van 100.000 euro. Voor starters is die in eerste instantie overigens 50.000 euro, maar toch: het wordt hen niet eenvoudig gemaakt, zeker ook omdat gestimuleerd wordt om een percentage van de factuur op een G-rekening te storten. De cashflow van starters komt zo flink onder druk. Verder vraag ik me vooral af hoe de overheid na 2025 gaat handhaven. Dat wordt in mijn ogen cruciaal: wat gebeurt er met malafide opdrachtgevers en flexbureaus, die buiten het certificeringssysteem werken?”

Lees ook: Minister wil certificeringsstelsel zo snel mogelijk invoeren

Dit is een (ingekorte) versie van het artikel, geschreven door Paul Poley, dat is gepubliceerd in de december-editie van Flexmarkt magazine. De digitale versie van Flexmarkt magazine is beschikbaar voor abonnees van Flexmarkt Pro.