‘Eerst organiseren, dan pas digitaliseren’

0

De scherpe brutowinstmarges werken digitalisering van de flexmarkt in de hand. Slimme softwareoplossingen zorgen er namelijk voor dat zaken aan de ‘achterkant’ automatisch doorlopen en payrollorganisaties hierdoor aan de voorkant nog meer service kunnen verlenen aan hun klanten. Toch zijn er voorwaarden aan de digitalisering van processen. Een gesprek met directeur Sév Smits van Nocore.

“We hebben net een nieuwe payroll-engine gelanceerd voor de grotere organisaties. Deze is nog geavanceerder, nog toereikender. Het is een SaaS- (Software as a Service) oplossing en de software wordt bedrijfsspecifiek ingericht. Er zit bijvoorbeeld een loonmodule in die de diverse loonberekeningen binnen no time realiseert. Bovendien is de loonmodule eenvoudig te koppelen aan de eigen front-end systemen van de payrollorganisaties”, vertelt Smits. Dat laatste is belangrijk. “Payrollbedrijven hebben de front-end vaak in eigen beheer, ze willen juist worden ontzorgd aan de achterkant zodat er één geïntegreerde softwareoplossing is voor het digitaliseren van alle bedrijfsprocessen.”

Flinterdunne marges

Dat de behoefte in de flexmarkt aan dergelijke oplossingen groeit, is volgens Smits logisch. “De marges zijn flinterdun met 6 tot 8%. Dat betekent dat volumes belangrijk zijn en dat er efficiënt moet worden gewerkt. Met softwareoplossingen als de onze lukt dat. Omdat er veel geautomatiseerd wordt, maar ook omdat er een grote mate van selfservice is te realiseren.”

Eigen inlog

Smits doelt met zijn laatste opmerking onder meer op Nocore Online. Hiermee beschikken medewerkers, klanten en onderaannemers van de bedrijven in de flexmarkt over een eigen inlog. Het systeem is enkele jaren geleden geïntroduceerd en wordt nu volop uitgerold bij onze klanten. Nocore Online ondersteunt hen om de werkprocessen verder te digitaliseren. Zo kan men direct via de portalen, door middel van een stappenplan, automatisch uitzend- en payrollcontracten aanmaken en digitaal versturen. Ook kunnen arbeidscontracten digitaal worden verstuurd naar medewerkers die deze vervolgens ondertekenen met een digitale handtekening en terugsturen. “Dat is dus dat stuk selfservice. Het contract belandt zo automatisch in het digitale dossier van de medewerker, die deze samen met de loonstroken en andere relevante zaken kan inzien via ‘zijn’ omgeving binnen Nocore Online.”

Meer flexibiliteit, productiviteit en kostenbesparing

De eigen online werkplek, inclusief alle gegevens en bedrijfsapplicaties, bevindt zich volgens Smits daar waar de klant wil: op kantoor, onderweg of snel nog even thuis. “Na het inloggen op de eigen homepage, heeft de klant toegang tot het portaal, tot de medewerkers, opdrachtgevers en de projecten. Plaats en tijd onafhankelijk kunnen werken betekent flexibiliteit, productiviteit en kostenbesparing voor medewerkers én organisaties”, aldus Smits. Hij benadrukt dat er inmiddels al veel mogelijk is.

Gegevens en toepassingen op één platform

Digitalisering van de flexmarkt is aan diverse voorwaarden verbonden maar dat het wel zaak is om gegevens en toepassingen vanuit ook andere bronnen, samen te laten komen op één platform. “Wij maken met onze oplossingen koppelingen met derden. Zo kan daardoor data van het tijdregistratiesysteem in ons online ERP-systeem vloeien.”

Eerst organiseren, dan digitaliseren

Veel is mogelijk dus. Toch wijst Smits op het belang van een geleidelijke implementatie. “Een big bang-implementatie zorgt geheid voor problemen. Kies daarom voor een gefaseerde uitrol en neem de tijd. Eerst organiseren, dan pas digitaliseren. Belangrijk daarbij; zorg voor voldoende draagvlak.” Het is ook de manier waarop Nocore Online wordt (door)ontwikkeld. “Wij bouwen het platform, maar onze klanten werken eraan mee. Zij voeden ons, onder meer via werkgroepen. Zo is er een werkgroep waar we twee tot drie keer per jaar mee zitten en waar we bijvoorbeeld bespreken of bepaalde buttons wel goed staan en hoe zaken nog eenvoudiger kunnen worden ingevoerd.”

Functionele aspecten met super users bespreken

Daarnaast is er een groep ‘super users’. “Dit zijn applicatiebeheerders. Met hen bespreken we vooral de functionele aspecten van Nocore Online en kijken we bijvoorbeeld hoe de contractenmodule verder kan worden geoptimaliseerd.” Het steeds weer fine-tunen van het systeem is essentieel, erkent Smits. “De hele organisatie, van de medewerkers op de vloer tot de mensen op het kantoor en de leveranciers, moet ermee (gaan) werken. Dat gebeurt alleen wanneer het systeem toegankelijk is, dat realiseren wij op deze manier. Bovendien is het belangrijk om gebruikers ook het gevoel te geven dat ze hebben mogen meebeslissen, dat ze er iets van hebben mogen vinden.”

Key users betrekken

Het betrekken van de key users is redelijk nieuw binnen de flexmarkt, weet Smits. “Traditionele ERP-systemen worden veelal vanuit een ivoren toren ontwikkeld, vooral voor een zo’n groot mogelijke gebruikersgroep. Wij leveren een specifiek pakket voor de flexmarkt, een systeem dat hoog configurabel is en zo aangepast kan worden aan de wensen en huisstijl van de gebruikers.” En nee, Nocore wil niet alles digitaliseren. Smits: “De menselijke factor blijft zeker bestaan binnen de flexmarkt, bijvoorbeeld als het gaat om de zachte criteria bij matching.”

Vertical player: specialist met focus op flexmarkt

Bij zaken die worden gedigitaliseerd, helpt Nocore bij de implementatie en optimalisatie. Smits: “Wij zijn een zogenoemde vertical player, een specialist met een focus op de flexmarkt. Wij kennen de processen door en door in deze markt, hierdoor kunnen wij heel goed als sparringpartner van onder meer de bedrijven in de flexmarkt optreden.” Nocore ontwikkelt ook specifiek software voor de flexmarkt, maar verzorgt daarnaast ook de gehele dienstverlening met support, onderhoud en trainingen via de Nocore Academy. “Iedereen krijgt ermee te maken, iedereen moet er dan ook mee kunnen werken. Van de intermediair tot de uitzendkracht. Dat vraagt om begeleiding.” En dat vraagt om slimme intuïtieve systemen. Smits: “Wij hebben dat in huis.”

Dit artikel is gesponsord door Nocore.

Over Auteur

redactieflexmarkt

De redactie van Flexmarkt zorgt er gezamenlijk voor dat jij op de hoogte blijft van inspirerende en vooral betrouwbare vakinformatie over gerelateerde onderwerpen op gebied van flexwerkers, ondernemen, payroll en de uitzendbranche.

Reageer