Je eigen uitzendbureau starten? Dit moet je weten!

Een uitzendbureau starten is relatief gemakkelijk, maar succesvol een uitzendbureau runnen is waar de ondernemer in de flexbranche zich echt in onderscheidt. Dit artikel is bedoeld om de beginnende uitzendondernemer een goede start te geven.

Eigen uitzendbureau beginnen?

Het feitelijk starten van een uitzendbureau is een ABC’tje:

A. Kies een bedrijfsnaam; zorg dat de naam van je uitzendbureau opvalt en uitstraalt waar jouw bedrijf voor staat (profilering). Let op dat je niet een bedrijfsnaam kiest die al bestaat. Dit doe je eenvoudig door op deze naam te googelen.

B. Registreer een domeinnaam; om je website op te zetten heb je een domeinnaam (internetadres) nodig, meestal je bedrijfsnaam. Jouw domeinnaam moet uniek zijn. Check dus eerst of deze nog vrij is. Dit doe je door de domeinnaam in de balk op de site van de Stichting Internet Domeinregistratie Nederland (SIDN) in te vullen. (Hierin staan alle geregistreerde Nederlandse domeinnamen (.nl)).
Is jouw .nl-domeinnaam nog vrij, dan kun je deze registreren via een registrar. Een registrar is een hostingprovider, die tegen betaling van een kleine jaarlijkse abonnementsprijs jouw internetadres host. Je hebt keuze uit honderden registrars, Jouw registrar (hostingprovider) dient vervolgens de aanvraag in voor jouw .nl-domeinregistratie bij de SIDN. Alle stappen voor het registreren van je domeinnaam staan ook op de site van de SIDN.

Tip! Gebruik op je site naast jouw bedrijfsnaam ook relevante zoekwoorden waarop je via Google gevonden wilt worden (uitzendbureau, omgeving/regio waar je zit, vakgebied/sectoren waarin je actief bent.)

C. Bepaal de rechtsvorm; inschrijven van jouw uitzendbureau doe je bij de Kamer van Koophandel (KvK). Daarbij moet je een rechtspersoon kiezen; een eenmanszaak, een BV of een VOF. De keuze hangt af van jouw voorkeur en situatie – werk je alleen of met een partner en/of neem je personeel in dienst? De keuze heeft ook juridische en fiscale consequenties. Laat je hierover voorlichten door de Kamer van Koophandel (Kvk). Je kunt je online inschrijven bij de KvK, maar voor het maken van een goede keuze van de rechtsvorm is het aan te raden een bezoek te brengen aan dichtstbijzijnde KvK.
Ieder bedrijf dat zich inschrijft in het Handelsregister krijgt een Standaard Bedrijfsindeling (SBI-)code. Voor een uitzendbureau is de SBI-code 78.20.

Iedereen kan een uitzendbureau starten — (Stock Xchng)

Voorwaarden starten uitzendbureau?
Iedereen kan een uitzendbureau beginnen, daar heb je geen vergunning of toestemming voor nodig en daaraan worden geen bijzondere eisen gesteld. Nederland telt ruim 12.500 flexbureaus, van grote uitzendbureaus als Randstad en Adecco tot kleinere MKB-uitzendbureaus en eenmanszaken. De uitzendbranche trekt jaarlijks honderden starters aan. In de afgelopen twee jaar zijn maar liefst 600 uitzendbedrijven gestart. Overigens verdwijnen er jaarlijks ook weer vele honderden uitzendbureaus, of uit eigen keuze of door faillissement.

Franchise

Wil je als startende ondernemer graag de voordelen van het ondernemerschap (eigen vestiging), maar ook de zekerheid van de steun van een grotere organisatie achter je, dan kun je ervoor kiezen franchisenemer te worden. Hierbij verzorgt de franchisegever onder meer het werkgeverschap, de verloning, de financiering, het debiteurenbeheer en bijvoorbeeld de marketing. Groot voordeel dat je kunt meeliften op de naamsbekendheid van de franchise-organisatie. Daarvoor betaal je als franchisenemer een bepaalde fee aan de franchisegever.

Bekendste franchiseformule in de flexbranche is Olympia. Er zijn in de uitzendsector zelfs franchisegevers die franchisenemers in dienst nemen, een vast contract bieden. Zo kent bijvoorbeeld WerkTalent een eigen partnermodel, waarbij de ‘ondernemer’ in dienst van de franchiseorganisatie is, maar wel de vrijheid en verantwoordelijkheid heeft voor een eigen vestiging.

Business plan uitzendbureau starten

Kies je ervoor je eigen uitzendbureau te starten begin dan met een goed businessplan. Een ondernemingsplan is belangrijk voor het eventueel verkrijgen van een krediet of lening bij een bank, maar ook voor jezelf om te toetsen of jouw plannen (financieel) haalbaar zijn. Het kiezen van een bedrijfsstrategie is zeker in de flexbranche belangrijk.

Een goed business plan bestaat uit een marketingplan, een financieringsplan en een opzet voor een goede bedrijfsvoering.

1. Marketing: kies een niche

Hoe zorg je ervoor dat bedrijven jouw uitzendbureau gaan kiezen? Wim Davidse, arbeidsmarktspecialist, oprichter van adviesbureau voor de flexbranche Dzjeng en hoofdredacteur van Flexmarkt, adviseert: “Wees herkenbaar voor de buitenwereld. Specialiseer je in iets waar je echt goed in bent.”
De startende ondernemer pakt vaak alles aan wat er op zijn pad komt. Maar de meeste inleners zijn niet op zoek naar dit soort generieke bureaus. Ze willen een stevige sparringpartner die weet wat er in zijn markt speelt, waar de kansen en risico’s liggen en die goede specialisten kan leveren. Die klant is ook bereid om voor deze specialisatie een hoger tarief te betalen. Dat is belangrijk, want de generieke markt kenmerkt zich door hevige prijsconcurrentie en dus lage marges.
Verken dus vooraf goed in welke sector mogelijkheden liggen en zet daar op in.

Wil je een uitzendbureau starten, dan adviseert Davidse om de volgende 3 stappen te nemen om tot een goed marketingplan te komen:

Begin bij jezelf: waar ligt jouw voorkeur? Heb je ervaring, een netwerk en affiniteit in een bepaald vakgebied, bijvoorbeeld horeca, ict of industrie? En wil je ook in die branche bemiddelen?
Doe marktonderzoek: is het aantrekkelijk om in jouw markt een uitzendbureau te starten? Ga niet alleen af op je gevoel, maar zoek naar cijfers en kengetallen bij onder meer het CBS, brancheorganisaties en vakliteratuur (Flexmarkt)
Wees onderscheidend; zorg voor een sterk concurrentievoordeel om de pure prijsconcurrentie te voorkomen. Een unique selling point kan bijvoorbeeld zijn het ontzorgen van de klant door extra service, een innovatief concept of specialisatie (kennis van de markt, netwerk).

2. Financiering uitzendbureau

Wil je een uitzendbureau starten, dan moet je goed nadenken over de financiering. Voordat je naar de bank stapt is het aan te raden zelf goed na te gaan hoeveel startkapitaal je minimaal nodig hebt. Houd daarbij rekening met de nodige liquiditeit die nodig is om het bedrijf draaiende te houden.

En trap niet in een van de vijf financiële valkuilen:

te klein startkapitaal; zorg dat er geld voorhanden is. Je moet als uitzendbureau vaak salarissen uitbetalen nog voordat de opdrachtgever heeft betaald
onrealistische verwachtingen; huur niet onmiddellijk een luxe pand, maar start klein en breidt pas uit als er meer financiële middelen voorhanden zijn.
te snel leningen aflossen; minder schuld is mooi, maar aflossen moet niet leiden tot cash flow-problemen of noodzakelijke investeringen in de weg staan
belasting vergeten; de bedragen kunnen over langere periode flink oplopen. Reserveer dus elke maand een vast bedrag voor de BTW en inkomstenbelasting.
administratie niet op orde; dat kan leiden tot vervelende financiële verrassingen. Houdt zicht op inkomsten en uitgaven, factureer op tijd.

3. Bedrijfsvoering uitzendbureau

Een uitzendbureau starten mag dan relatief eenvoudig zijn, een goede bedrijfsvoering is dat zeker niet. Hierbij is een verdeling te maken tussen front office- en back office-activiteiten. Alle werkzaamheden gericht op acquisitie van opdrachtgevers en het werven van kandidaten noemt men front office-activiteiten. Hieronder vallen dus alle commerciële activiteiten, van bedrijfsbezoeken, communicatie tot marketinginspanningen.

Backoffice

Het werk achter de schermen noemt men back office-activiteiten. Tot de back office-activiteiten van een uitzendbureau behoren onder meer de boekhouding en salarisadministratie, maar ook het opstellen van een uitzendovereenkomst, arbeidsovereenkomsten en kostprijsberekening.

Uitzendovereenkomst

Voor het plaatsen van kandidaten bij opdrachtgevers stel je een uitzendovereenkomst op. Dit is een arbeidsovereenkomst tussen jou (uitzendorganisatie), de kandidaat (uitzendkracht) en de organisatie onder wiens toezicht en leiding de uitzendkracht gaat werken (inlener).

Uitzendondernemer is werkgever

Als uitzendbureau bemiddel je tussen een opdrachtgever (inlener) en uitzendkrachten, die in feite jouw werknemers zijn. Dat betekent dat je kennis moet hebben van personeelszaken en op de hoogte moet zijn van de arbeidsrechtelijke onderwerpen, zoals de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (Wml), CAO voor Uitzendkrachten (ABU CAO voor Uitzendkrachten/NBBU CAO voor uitzendkrachten), Wet Werk en Zekerheid (WWZ), het begrip inlenersbeloning, uitzendbeding, et cetera.

Arbeidsovereenkomst uitzendkrachten

Als werkgever dien je voor het opstellen van een arbeidsovereenkomst voor jouw uitzendkrachten onder meer rekening houden met de regelgeving uit de Wet Werk en Zekerheid.
Uitgangspunt voor het opstellen van een arbeidsovereenkomst met uitzendkrachten is:
Als een uitzendkracht begint te werken geldt het principe ‘geen werk, geen contract’. Is er geen werk, dan eindigt de uitzendovereenkomst (uitzendbeding) (fase A). Uitzendkrachten maken na anderhalf jaar echter aanspraak op een tijdelijk arbeidscontract bij de uitzendorganisatie; maximaal zes tijdelijke contracten in maximaal vier jaar (fase B). Daarna hebben uitzendkrachten recht op een contract voor onbepaalde tijd (fase C).

Tip! Laat je informeren door de brancheorganisatie (zie onder) over CAO’s en regelingen, houd vakliteratuur bij (PWnet en Flexmarkt en laat je eventueel adviseren door specialisten in de branche, zoals hr-adviesbureaus.

Kostprijsberekening

De winst van het uitzendbureau is de dienstverleningsmarge (bureaumarge) die bovenop de kostprijs van de uitzendkracht komt. Dat bepaalt samen het tarief dat je aan jouw klanten rekent.
Een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering van een uitzendbureau is dan ook kostprijsberekening. De meeste uitzendbureaus bepalen jaarlijks de kostprijs.
Vaste onderdelen van de kostprijs zijn:

Looncomponenten: bruto (minimum)loon (volgens cao inlener, CAO voor Uitzendkrachten (ABU CAO voor Uitzendkrachten/NBBU CAO voor uitzendkrachten) of Wml.
Werkgeverscomponenten: staan in de CAO voor Uitzendkrachten (ABU, NBBU), inclusief pensioenpremie en aanvulling ziektewet
Werkgeverslasten: dit bestaat uit sociale premies die elke werkgever moet betalen, waaronder sectorpremies, premies WGA en ZW-flex (gedifferentieerde premie Whk),premies WAO/WIA, WW-premie, premie Zorgverzekeringswet (Zvw)

Voor actuele bedragen en percentages kijk ook op de site van het UWV.

Er zijn meerdere dienstverleners die (tegen betaling uiteraard) kunnen helpen bij het maken van de juiste kostprijsberekeningen, zoals bijvoorbeeld Experts in Flex.

Door wijzigingen in cao’s en wet- en regelgeving verandert er regelmatig iets dat direct van invloed is op de kostprijs, zoals de onlangs afgesloten nieuwe ABU-CAO 2017-2019, de kabinetsplannen met betrekking tot de transitievergoeding, de wijzigingen per 1 januari 2018 van de Wml voor overuren, et cetera. Henk Geurtsen, partner bij Flex-Experts, schrijft in zijn artikelen en blogs voor Flexmarkt regelmatig over ontwikkelingen die van invloed zijn op de kostprijs.
Ook brancheorganisatie NBBU geeft onder meer cursussen aan startende uitzendondernemers over kostprijsberekening.

Verloning via payroll

Als uitzendstarter moet je niet onderschatten hoe moeilijk het is om backoffice-activiteiten helemaal zelf uit te voeren. Vanwege de administratieve rompslomp en complexe wet- en regelgeving kiezen veel uitzendbureaus ervoor de back office uit te besteden. Payrollorganisaties verzorgen onder meer de verloning (salarisadministratie) voor uitzendbureaus. Het payrollbedrijf is dan de formele werkgever en loopt dus ook het werkgeversrisico, zoals bij ziekte van uitzendkrachten. Uiteraard betaal je als uitzendbureau voor de diensten van de payroller. Hoeveel, dat is afhankelijk van welke backoffice-activiteiten je wel en niet uitbesteedt. Besteed je alleen de verloning uit of ook het factureren en het de debiteurenbeheer?

Patrick Hustinx (Professionals in Flex) adviseert ondernemers die een uitzendbureau starten bij de keuze voor de juiste payroller te letten op de volgende 4 criteria:

Check de grondslag die zij hanteren; wordt de premiekorting voor oudere werknemers meegerekend? Vrijval van reserveringen bij ziekte? Bijzonder verlof?
controleer hoe je van een payroller afkomt als je zelf de verloning wilt gaan doen; krijg je de personeelsdossiers? Wat gebeurt er met de klanten al je wilt stoppen?
de juridische verhouding; is de payroller jouw onderaannemer? Of ben je als starter slechts de commerciële facilitator tussen payroller en inlener? (dat bepaalt mede jouw verantwoordelijkheid naar de inlener toe)
dagelijks contact met de payroller; de ene payroller biedt een handige online inlogomgeving, bij de ander moet je alle informatie via e-mail aanleveren.
(uit: Flexmarkt mei 2017, pag 30)

SNCU

Een organisatie waar je als uitzendondernemer ook mee te maken krijgt is de Stichting Naleving CAO voor Uitzendkrachten (SNCU). De SNCU geeft voorlichting over de CAO voor Uitzendkrachten en ziet toe op naleving van de CAO. De SNCU treedt dus op als handhaver om ervoor te zorgen dat uitzendkrachten een eerlijke beloning krijgen en streeft daarmee naar een gelijk speelveld voor uitzendbureaus.

Tip! Het handboek Ondernemen in flex geldt in de branche als handig naslagwerk voor de (startende) uitzendondernemer. Dit boek kost € 39,95 en is een uitgave van Professionals in Flex, in samenwerking met de ABU, NBBU, SNCU en Köster Advocaten. De meest recente versie bevat de wijzigingen in wet- en regelgeving en cao-wijzigingen.

Op www.sncucontrole.nl is alle informatie te vinden over de gevolgen als cao-regels niet op de juiste manier worden nageleefd.

SNA-keurmerk

Om (potentiële) opdrachtgevers te laten zien dat je bonafide bent, is overigens ook van belang dat jouw uitzendbureau SNA-gecertificeerd is. SNA staat voor Stichting Normering Arbeid. Dit keurmerk is ontwikkeld om de risico’s te beperken van inleners van arbeid en opdrachtgevers van werk. Deze partijen lopen namelijk het risico dat zij aansprakelijk worden gesteld voor de verplichtingen uit arbeid die door de uitlener (uitzendbureau) of (onder)aannemer niet zijn voldaan. Voor jouw opdrachtgever biedt het SNA-keurmerk dus meer zekerheid.

In diverse cao’s is vastgelegd dat bedrijven die onder die cao vallen, uitsluitend personeel mogen inlenen bij bemiddelingsbureaus met een NEN-certificering . Om een NEN-certificering te verkrijgen, moet er een audit plaatsvinden. Voordat de eerste audit gedaan kan worden, moet je als uitzendbureau wel operationeel zijn en bijvoorbeeld ook de eerste aangifte Loonheffing gedaan en betaald hebben.

Brancheorganisatie: ABU of NBBU

Start je een uitzendbureau, dan is ook het lidmaatschap van een van de twee brancheorganisaties een pre. De Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU) telt 560 leden en representeert 65% van de uitzendbranche. De top-5 uitzendbureaus (Randstad, USG People, ManpowerGroup NL, Adecco Group NL en Timing) zijn onder meer ABU-lid. De Nederlandse Bond van Bemiddelings- en Uitzendondernemingen (NBBU) vertegenwoordigt ongeveer 1.000 uitzendbureaus, met name in het MKB.
Niet alleen behartigen deze branche-organisaties jouw belangen, ook geeft lidmaatschap aan dat je een bonafide uitzendbureau bent. Aansluiten bij een van deze twee branche-organisaties wekt dus ook vertrouwen bij opdrachtgevers (inleners).